Aby sa mohli akceptovať listinné dokumenty zaslané do elektronickej schránky Národného inšpektorátu práce, tak aby mali rovnaké práve účinky ako pri fyzicky doručenej žiadosti s úradne overenými dokladmi alebo originálmi, je potrebné využiť službu Zaručenej konverzie. Je to služba, prostredníctvom ktorej zabezpečíte transformáciu pôvodného dokumentu v listinnej podobe (vysvedčenie, preukaz, potvrdenie o praxi, …) do dokumentu v elektronickej podobe (pdf).
Účelom zaručenej konverzie v zmysle § 35 a nasledujúcich ustanovení zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej „zákon o e-Governmente“) je zabezpečenie možnosti prevodu medzi listinnou a elektronickou formou dokumentov alebo elektronickými formami dokumentov s rôznymi formátmi, tak aby novovzniknutý dokument mal rovnaké právne účinky a mohol byť použitý rovnako na právne účely ako pôvodný dokument.
Podľa ustanovenia § 35 ods. 3 zákona o e-Governmente
osobou oprávnenou vykonávať zaručenú konverziu (ďalej len „osoba vykonávajúca konverziu“) sa rozumie
a) orgán verejnej moci, advokát a notár,
b) poštový podnik poskytujúci univerzálnu službu, ak je prevádzkovateľom integrovaného obslužného miesta,
c) patentový zástupca, ak nejde o konverziu verejnej listiny, a
d) právnická osoba so 100-percentnou majetkovou účasťou štátu, ktorej predmetom podnikania je konsolidácia pohľadávok verejného sektora podľa osobitného predpisu, 20e)ak ide o zaručenú konverziu dokumentov týkajúcich sa pohľadávok, ktoré podľa osobitného predpisu 20e)nadobudla a ktoré ako poverená osoba podľa osobitného predpisu 20e) konsoliduje,
e) Slovenský pozemkový fond, ak ide o zaručenú konverziu dokumentov pre vlastnú potrebu na účely výkonu jeho činnosti podľa osobitných predpisov. 21b)
Podľa ustanovenia § 35 ods. 4 zákona o e-Govermente
osoba vykonávajúca konverziu podľa odseku 3 písm. b) môže vykonávať zaručenú konverziu len v prevádzkarni integrovaného obslužného miesta.
Službu zaručenej konverzie ponúkajú na všetkých pracoviskách IOMO (Integrované obslužné miesto občana), napr.:
https://www.posta.sk/subory/39891/elektronicky-produktovy-list-na-zarucenu-konverziu.pdf